Microsoft 365

Microsoft 365 is een verzamelnaam van verschillende Microsoft producten die zowel als Cloud Services Platform en lokaal geinstalleerd kunnen worden.

Het bevat nog steeds de vertrouwde softwarepakketten zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint en OneDrive. Daarnaast zijn ter vebetering van de productiviteit ook de applicaties SharePoint, Yammer, Power BI, Flower, PowerApps, Skype voor bedrijven en Microsoft teams aan de suite van Office applicaties toegevoegd.

Met de introductie van Microsoft 365 heeft Microsoft tegelijkertijd een nieuwe licentievorm op softwaregebied geintroduceerd. Waar u voorheen vaak eens in de paar jaar een nieuwe licentie kocht voor de meeste recente Office versie, neemt u nu via Microsoft 365 een abonnement op het Office pakket af.
Zo bent u automatisch in het bezit van de laatste versie. Het abonnement kan zowel maandelijks- als jaarlijks bij MIcrosoft worden afgenomen.




HET VERSCHIL TUSSEN ENTERPRISE EN BUSINESS LICENTIES

Voor de zakelijke abonnementen van Microsoft 365 is er een scheiding gemaakt tussen Enterprise en Business klanten. Business abonnementen gaan tot 300 licenties. Een Enterprise abonnement is voor bedrijven die 300 of meer licenties nodig hebben of op een Citrix omgeving werken zoals de Online Desktop omgeving van Roos Medical.

Shared computer activation

 

Wanneer men gebruik maakt van een gecentraliseerde werkomgeving, u werkt in dat geval met meerdere gebruikers op een server of public cloud omgeving, stelt Microsoft bedrijven via een 'shared computer activation' in staat om meerdere licenties te installeren en te gebruiken op een server.

 

De belangrijkste voordelen van Microsoft 365

         
Voordelen        
Investering in hard- en software   Zeer beperkt   Microsoft 365 is het Cloud Services-platform dat Microsoft producten online (en ook lokaal) geinstalleerd aanbiedt via een maandelijkse of jaarlijkse abonnementsvorm.
Functionaliteit   Uitgebreid   Microsoft 365 is zowel een werkplek als een server in een cloud omgeving. De server verzorgt je e-mail, slaat documenten veilig op en biedt een samenwerkings- en communicatieportaal met collega's. De werkplek bestaat o.a. uit Outlook, Office Online, Teams en SharePoint Team Sites.
Altijd en overal toegang
  Alle Microsoft 365 applicaties kunnen worden gestart wanneer men de beschikking heeft over een werkende internetverbinding,  ongeacht de locatie.   Uw kantoor kan de hele wereld zijn. U bent niet meer gebonden aan een computer waarop office geinstalleerd is. Of u nu werkt vanaf uw computer, tablet of smartphone. Microsoft 365 staat voor u klaar.
Schaalbaar   Flexibel op- en afschalen   Schaalbaarheid is een belangrijk voordeel van een Clouddienst. U betaald alleen wat je nodig hebt. Toename van medewerkers? Geen probleem. U kunt gemakkelijk Microsoft 365 licenties aanschaffen. Flexibel op- en afschalen naar wens.
Toegang tot bestanden en documenten   24/7 uur, 365 dagen per jaar   Alle documenten staan in de cloud en kunnen via (tablet) computer, telefoon etc. geopend, gelezen en bijgewerkt worden. Ongeacht de locatie waar men zich bevindt.
Verbeterde veiligheidsfunctie(s)   Software updates   Microsoft 365 update automatisch. U werkt dus altijd met de meest recent programma´s Word, Excel en Outlook etc.
Complete suite aan (extra) applicaties   O.a. een extra tool projectplanner en tool om werktijden van teams in te delen.   Naast de standaard office programa's biedt Microsoft 365 afhankelijk van uw licentie ook de programma's OneDrive, Sharepoint, Yammer, Power Bi, Flow, PowerApps, Skypte voor bedrijven en Microsoft teams aan in de suite van applicaties.
Vereenvoudigd beheer   Gemakkelijker beheer van gebruikers   Het beheer van de Microsoft 365 licenties is een stuk makkelijker geworden. Online kunnen gebruikers worden aangemaakt en verwijderd. Ook kunnen rechten en permissies door beheerders op datastructuren gemakkelijker door hen worden beheert en aangepast.
         

 

Vijf mooie features van Microsoft 365

         
Voordelen        
Ondrive on Demand   Functionaliteit   Een functionaliteit waarbij u de gehele OneDrive of documentenbibliotheek direct op je PC of MAC beschikbaar kunt maken, maar alleen wanneer je de bestanden of mappen daadwerkelijk nodig hebt. Deze worden dan gedownload naar uw device. Dit scheelt enorm veel ruimte.
Mobiele Apps
  Apps   Mobiele apps voor het browsen, lezen en wijzigen van inhoud via tablet en mobiel, via apps als OneDrive, SharePoint, Teams en Office Apps.
Meervoudige aanmelding   Beveiliging   Voor extra beveiliging kunt u Microsoft 365 toegang voor gebruikers beveiligen met een extra authenticatie via SMS of de Authenticator App.
Samenwerken met Externen   Toegang   Je kunt hiermee externe personen kostenloos toegang geven tot bijvoorbeeld projectensites.
Microsoft Teams en Planner   Software   Dit zijn uitstekende toepassingen voor samenwerking en planning(en) van gezamenlijke proejcten.
         

 

Microsoft Oulook / E-mail

De abonnementen Microsoft 365 Business Essentitals, Microsoft 365 Premium, Microsoft 365 Enterprise E1,  Microsoft 365 Enterprise E3 en Microsoft 365 Enterprise E5 licenties bevatten ook een e-mailbox. Deze e-mailboxen worden gehost door Microsoft, waardoor geen eigen Microsoft Exchange server meer nodig is. De e-mail hosting vindt plaats in de (Azure) datacenters van Microsoft. Speciaal voor de Europese klanten gebruikt Microsoft daarom  Europese datacenters.

Bij deze abonnementsvormen van Microsoft 365 is een spamfilter standaard in de dienstverlening opgenomen. Ook is er een optie ‘Advanced Threat Protection’ aan toegevoegd. Met deze extra functies kunnen bedrijven nog beter beschermt tegen aanvallen worden.

 

Advanced Threat Protection

Advanced Threat Protection is een betaalde optie binnen Microsoft 365 om uw bedrijf beter te beveiligen tegen aanvallen.
Advanced threat protection voorziet de gebruiker in verschillende beschermingen:

 

BEVEILIGING VAN HET Postvak

Inbox

Microsoft 365 Advanced threat protection beveiligt uw postvak tegen malware aanvallen die vaak via e-mail wordt verzonden.
Alle e-mails, bijlagen en links worden gecontroleerd voordat het wordt afgeleverd in je postvak.

Beveiliging tegen onveilige bijlagen

Bijlagen

Met Microsoft 365 Advanced threat protection voorkomt u dat schadelijke bijlagen worden afgeleverd in uw postvak. Alle verdachte bijlagen worden real time geanalyseerd op een gedrag gebaseerde malwareanalyse dat bovendien gebruik maakt van machine learning. Bijlagen die als onveilig worden gezien worden geïsoleerd in een aparte sandbox / omgeving (een virtuele afgesloten ruimte op een computer waarin computerprogramma's kunnen werken zonder andere processen te verstoren. In een sandbox heeft uitgevoerde code geen toegang tot processen of bestanden buiten de sandbox.)

Onveilige koppelingen

Links

Koppelingen (ook wel links genoemd) die in e-mails staan worden gecontroleerd door Microsoft 365 Advanced threat protection. Zodra je op een koppeling klikt wordt de inhoud gescand en URL’s herschreven. Zodra een koppeling ook daadwerkelijk als onveilig word verklaard krijgt de gebruiker een waarschuwing op het scherm te zien om de website niet te bezoeken, of dat de website zelfs helemaal geblokkeerd is.

Hiervan kunnen rapporten worden gecreëerd zodat een beheerder goed beeld heeft wie op onveilige koppelingen klikken en er eventueel maatregelen genomen kunnen worden.

Reports

Multi-factor Authentication

Inloggen op de oude manier, met een gebruikersnaam en wachtwoord is tegenwoordig niet meer velig.  Mensen kiezen slechte en/of makkelijk te raden wachtwoorden of delen zelfs wachtwoorden met collega’s. Hierdoor lopen bedrijven het risico dat er ongeoorloofd wordt ingelogd en er data ‘op straat’ kan belanden. Ook in het kader met de AVG-wetgeving, die sinds vorig jaar actief  is, wil je als bedrijf dit natuurlijk voorkomen.

Naast een gebruikersnaam en wachtwoord is er dus een extra (Multi) factor nodig om het inloggen te beveiligen. Een combinatie van de volgende factoren kunnen gebruikt worden om in te loggen.

What you have
What you have is een veel gebruikte tweede factor. Denk hierbij aan tokens die op een los apparaat worden weergegeven, codes die via een SMS worden verzonden of een push bericht via een app.

What you know
Onder deze noemer vallen de gebruikersnamen en wachtwoorden. Als je alleen dit gebruikt, maak je dus maar gebruik van één factor. Zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord zijn bovendien makkelijk te raden en te gebruiken.

Who you are
Vrijwel alle nieuwe smartphones kunnen een biometrische meting doen om een gebruiker te identificeren. Denk hierbij aan vingerafdrukken of gezichtsherkenning. Hiermee kun je je dus goed identificeren en veilig inloggen.

Om veilig in te loggen moet er dus voor minimaal twee van de drie opties worden gekozen. Microsoft biedt standaard een optie aan voor multi factor authentication waardoor er geen externe dienst voor hoeft worden afgenomen.

Microsoft OneDrive

OneDrive

Met OneDrive voor Bedrijven en Microsoft 365 kunnen al uw bestanden eenvoudig gedeeld en samen bewerkt worden. Sla jouw bestanden op in de cloud, zodat je altijd en overal bij uw data kunt.

Voordelen gebruik van OneDrive voor bedrijven:

✔ Samenwerken

Office bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive kunnen worden bewerkt door meerdere mensen tegelijk. Hierdoor kunt u beter samenwerken en is er geen versie beheer meer nodig.

✔ Mobiliteit

Blijf vanaf elke locatie waar je ook bent verbonden met uw bestanden en mappen. Mobiele OneDrive-apps voor Android, iOS en Windows bieden de beste Office-ervaring, prachtig weergegeven op je favoriete apparaten.

✔ Integratie met Microsoft 365

OneDrive werkt naadloos samen met Microsoft 365 en de bijbehorende applicaties en bestanden zoals Word, Excel en Powerpoint. Ook zijn Teams die in Office 365 zijn gemaakt te integreren in OneDrive.

✔ Sneller zoeken naar het juiste bestand

Microsoft Graph maakt het mogelijk om veel sneller dat ene bestand, document of foto wat je zoekte te vinden.

✔ Offline

U kunt ook offline d.w.z. zonder gebruik van internet werken in uw bestanden. Zodra u weer een verbinding met internet heeft, zullen de veranderingen direct worden gesynchroniseerd.

✔ Veiligheid

Stel regels voor apparaat toegang in, bekijk apparaatrapporten en wis op afstand gegevens van apparaten die kwijt zijn of zijn gestolen – allemaal vanuit het beheercentrum. U kunt zien welke bestanden worden gedeeld en met wie. Met in-app delen kan elke werknemer naadloos delen en specifieke toegangsmachtigingen instellen voor zijn bestanden.

Ruim 85% van de bedrijven in de Fortune 500 heeft en gebruikt de optie OneDrive voor Bedrijven.

Mail Archiving

Waarom e-mailarchivering ?

Naast de back-up oplossing voor Microsoft 365, kunt u ook nog archivering van e-mail toevoegen/gebruiken. E-mailarchivering wordt met name toegepast voor compliancy en juridische kwesties. Een e-mail archief is een virtuele kluis waar iedere e-mail die ontvangen én verstuurd is, ligt opgeslagen. Sommige bedrijven en bedrijfstakken hebben zelfs de verplichting om e-mailarchivering toe te passen.

Compliance-voorschriften

E-mail moet wettelijk gezien hetzelfde behandeld worden als papieren post. Het ontbreken van e-mailarchivering kan dus leiden tot juridische problemen, hoge boetes en het verliezen van procedures in rechtszaken.

Nooit meer verlies van een e-mail

Omdat e-mail één van de belangrijkste manieren van communiceren is geworden, dient digitale correspondentie beschermd te worden én tegelijkertijd gemakkelijk toegankelijk te zijn. Door archivering raakt er nooit meer een e-mail kwijt.

Vereenvoudig het beheer met snelle geïndexeerde zoekopties

Individuele of massa-heraflevering van veilige, geëncrypteerde en gecomprimeerde e-mails, zijn slechts twee van de vele mogelijkheden waarmee u de volledige controle krijgt over de e-mailstromen van uw bedrijf. Bel of mail ons voor alle opties.

Journal Archivering

Door (activiteitenrapport)archivering op de server, kunnen eindgebruikers gearchiveerde e-mails niet wijzigen. Door alle inkomende en uitgaande e-mailcommunicatie op deze wijze vast te leggen, kunnen organisaties zich houden aan de geldende regelgeving en organisatiegebonden compliance-vereisten.

Compliance en continuïteit

Zorg er altijd voor dat je volledig kunt voldoen aan alle eDiscovery- en regelingsverzoeken. Archiveer, benader en bekijk bedrijfskritische e-mails.

De belangrijkste verschillen tussen Office 2019 en Microsoft 365

Om het verschil tussen Microsoft 365 en de ‘traditionele’ Office versie duidelijk te maken is de volgende tabel gemaakt. Hierin zijn de voordelen van Microsoft 365 te zien.

    Office 2019   Microsoft 365
Kosten   Eenmalige Kosten   Een klein maandelijks bedrag of besparen door voor een heel jaar te betalen
Office-toepassingen Office-apps, zoals Excel, Word en PowerPoint worden niet bijgewerkt wanneer er nieuwe functies beschikbaar zijn.   Omvat de nieuwste versie van Office-apps, zoals Excel, Word, Powerpoint en Outlook. U krijgt altijd de nieuwste functies, nieuwe hulpmiddelen, beveilingsupdates en bugfixes. Pc-gebruikers krijgen ook Access en Publisher.
Functie updates   Beveiligingsupdates zijn inbegrepen, nieuwe functies en upgrade naar primaire versies niet!   De versie van Office wordt continu verbeterd. U krijgt alle nieuweste functies en updates, evenals beveiligingsupdates en bugfixes.
Office installeren op meer dan één computer (PC of Mac)   Eenmalige aankopen kunnen eenmaal worden geïnstalleerd op een PC of Mac.   Microsoft 365 is te installeren op al uw apparaten en u kunt bij vijf apparaten tegelijk aanmelden. Dat betekent dat je Office overal kunt gebruiken op elk gewenst apparaat. Dit geldt ook voor PC's, Macs, tablets en telefoons.
Geavanceerde functies op tablets en telefoons   Installeer de gratis mobiele apps en krijg basisbewerkingsfuncties op tablets of telefoons kleiner dan 10,1 inch.   Installeer de gratis verkrijgbare mobiele apps en krijg extra functies wanneer u bent aangemeld bij de Office-apps op jouw apparaat.
Extra online opslag   Niet inbegrepen.   Bewaar uw bestanden veilig in de cloud en open ze vanaf elke locatie. Elke gebruiker ontvangt 1 TB cloudopslag in OneDrive.
Technische ondersteuning is inbegrepen   Technische ondersteuning is alleen inbegrepen voor de eerste installatie.   Zolang uw abonnement geldig is, kunt u kosteloos contact opnemen met Microsoft voor hulp bij technische kwesties of voor ondersteuning bij uw abonnement en de facturering.
CONTACTINFORMATIE

Wilt u meer weten over de voordelen van het gebruik van Office 365 binnen uw bedrijf?
Neem contact met ons op en wij vertellen u er graag meer over.